בעולם המודרני, בו הטכנולוגיה חודרת לכל תחום מינהלי בחיי הארגון, בו טכנולוגיות המידע החדשניות משמשות את הארגון העסקי והציבורי – דרושים שליטה ובטחון בעריכה ובתיעוד מסמכי הארגון.
בניהול התקשורת הארגונית האפקטיבית לשיפור התקשורת המינהלית והעסקית הכתובה, קרי:
עריכת מסמכי הארגון, בקריאה ובתמצות בצורה יעילה ומהירה (גם באמצעות המחשב), במיון המידע המגוון היוצא והנכנס, ובהשתתפות פעילה בקיום התקשורת בכתב של הארגון – נדרשות מיומנויות מובהקות של שליטה בכללי הלשון המשמשים כלי חיוני ביצירת תקשורת: בניסוח נכון של מכתבים, מסמכים, פרוטוקולים וסיכומי ישיבות, הכנת כל סוגי דוחות הביקורת, הייעוץ והדוחות השגרתיים, הכנת ניירות עמדה, כתיבה טכנית, נהלים ועוד.
סוגי המסמכים הנרכשים בהשתלמות הם:
המכתב – המטרות
המכתב הוא חלון ראווה של הארגון ושגרירו השיווקי ולא זאת בלבד. המכתב מהווה את הבסיס לקיום התקשורת הארגונית עם קהל הלקוחות החיצוני והפנימי. הוא משמש כאסמכתא וכראיה משפטית לכל דבר ועניין, ולא ניתן להתעלם מהנאמר בו.
לכתיבה בכלל וכתיבת מכתב בפרט, יש עקרונות ברורים. כל אלו מחייבים למידה ורכישת ידע בהבעה לשונית נכונה כדי לייצג את הארגון בצורה האדיבה והמכובדת ביותר. המכתב הוא חלק בלתי נפרד ממערכת יחסי הציבור של הארגון, ומכאן חשיבותו הרבה. המכתב, בין היתר, האסמכתא של הארגון בשיפור השירות והמצוינות שהארגון שואף להגיע אליו.
תכנים ומאפיינים
- שיפור הלשון והניסוח הבהיר ככלי חיוני ביצירת תקשורת בכתב
- חלקי המכתב/המזכר ומשמעותם
- יצירת השתלשלות דברים ורצף בכתיבה
- מבנה הסעיפים והפסקאות וסדר הצגתם
- כתיבה אפקטיבית
- מענה הולם לפניות הציבור
- מדדי איכות, יעילות ועלות
- יצירת "תשובות מוכנות".
דו"ח – המטרות
הדוח הוא חלק בלתי נפרד מהתקשורת הכתובה. נדרשות בהכנתו מיומנויות מקצועיות, ושליטה מלאה להשגת המטרות הניהוליות.
סוגי הדוחות הם מגוונים, כמו: דוח ביקורת, טכני, כלכלי, ייעוצי ועוד. בסוגי דוחות נפגש איש המנהל בחיי היום יום של עבודתו. ולמרות שהשימוש בדוחות הוא שכיח, חלק גדול מהם אינו מספק את כל הדרוש לקורא להשגת התכלית שלשמה הם נכתבו.
המידע בדוח דורש הצגתו בצורה אמינה, עניינית, מינוח חד-משמעי ומוסכם, לעיתים הצגת ממצאי בדיקה.
במקרים רבים, המידע הנדרש מפוזר בכל פרקי הדוח. חסרים חלקי מידע, חסר ארגון הגיוני של הכתוב כדי להציג את מטרות הדוח כחוט השני בין פרקיו השונים.
זאת ועוד, אנו נדרשים להציג מסקנות בצורה בהירה ומסודרת, כדי שניתן יהיה לשכנע ליישום ההמלצות – שאלו הם הרי המטרות של הדוח.
תכנים ומאפיינים
- פירוט התכנים של פרקי הדוח
- איסוף נתונים
- חלקי הדוח והמבנה של המידע בין חלקיו
- התקציר, סיכום המנהלים
- תכנון לוגי של המידע בין חלקיו
- מתודולוגיה של כתיבה
- הצגת נתונים כמותיים
- הצגת מסקנות והמלצות בצורה משכנעת ליישום.
נייר העמדה – מצע לדיון – הצגת נושא – המטרות
נייר העמדה הוא אחד המסמכים החשובים לעובדים בעמדות מפתח. לאחרונה, נדרשים לו יותר ויותר, כהכנה ומצע לקבלת החלטות.
נייר העמדה הוא חיבור בכתב של עובד, בו הוא מביע את דעתו בנושא העומד על הפרק. מחבר נייר העמדה ינתח את הבעיה לאור ניסיונו וידיעותיו את הנושא, במצב ובתנאים הקיימים בארגון.
הכותב יביע את עמדתו, מעין המלצה שקולה ומנומקת, חיזוי של תוצאות שהיועץ (מגיש נייר העמדה) מצפה להן מקבלת החלטה בנושא שהוא העלה.
מן הראוי להדגיש, שהשימוש בנייר עמדה הוא רב. הוא משמש אף לדיון בין מערכות שונות, גופים ממשלתיים, וכהכנה לדיונים משמעותיים בקביעת מדיניות.
תכנים ומאפיינים
- הצגת רציונל של ההצעה
- פרקי נייר העמדה
- הצגת נתונים כמותיים בטבלאות ובמצגות
- הצגת פתרונות אפשריים/אלטרנטיבות
- הגשת הצעות והמלצות של מומחה במקצועו
- הצגת דגם של מידע, סדר הצגת נושא
- הבעת עמדתו של הכותב
- ניתוח המצב העתידי לאחר קבלת ההחלטה (לחיוב ולשלילה)
- "מכירת" המלצות לצורך קבלת החלטות
- מצע לקבלת החלטות (לעיתים מדיניות ואסטרטגיות).
סיקור ישיבות ורישום פרוטוקולים – המטרות
מיומנות סיקורם של ישיבות באופן החוקי והנכון, הוא במרכזו של המינהל התקין.
כל העוסקים במלאכה זו מתלבטים לא אחת: מה לעשות? כיצד לעשות? מה מותר, ומה לא?
השתלמות זו מקיפה את כל תחומי העשייה הקשורים בנושא, סיקורם של ישיבות, ומעקב אחר החלטות שלשם קבלתם מתנהלת הישיבה. הכנת זכרון דברים של ישיבה, שימוע ועוד.
בין המטרות החשובות הוא הקניית כלים של תמצות נכון והבחנה בין עיקר לטפל . הכנת חומר רקע לישיבה מעובד ונוח למשתמש.
תכנים ומאפיינים
- הבחנה בין סוגי הפרוטוקולים וסיכומי הישיבות הנדרשים
- הקפדה על שמירת סדר היום * הבחנה בין עיקר לטפל
- סקירת הדיון (לפי סוג הפרוטוקול הנדרש)
- הצגת החלטות באופן אופרטיבי
- מעקב אחר החלטות ויישומן
- הכנת זכרון דברים של דיון, ישיבה ועוד.
כתיבה טכנית – כתיבת הוראות – המטרות
הכתיבה הנכונה, המדייקת בפרטים ובהצגת כותרות נדרשת לא אחת. כתיבה זו מקלה מאד במסירת נתונים עובדתיים וכמותיים, ומסייעת במעקב אחר הנתונים בצורה רציפה ושלמה.
תכנים ומאפיינים
- עקרונות כתיבת הוראות ונהלים, הצגת "תמרורי דרך"
- הכנת כותרות המבטאות את התוכן
- הצגת נתונים בצורה היררכית ועקבית
- דיוק בכתיבת הוראות
- הפרדה בין מטלה לפעולה
- סיעוף ומספור עוקב ורציף.
הערה: כל התרגול ייעשה בצורה סימולטיבית עם מסמכי המשתלמים. יינתנו פתרונות ליישום מיידי "בשולחן העבודה".
